Karin Nordenstam

Den 7. Nordiske Konference for Information og Dokumentation (7. Nordiske IoD) fant sted i Århus 28.-30. august 1989, i lokaler på Århus Universitet. Slike konferanser blir holdt hvert tredje år, og denne gangen ble konferansen arrangert av Dansk Teknisk Litteraturselskab (DTL), i samarbeid med Tekniska Litteratursällskapet (TLS), Norsk Dokumentasjonsgruppe (NDG), Samfundet för Informationstjänst i Finland, Den islandske informationskomité og Danmarks Forskningsbiblioteksforening (DF).

Konferansens formål var å gi en status over hvor langt man er kommet mht. å formidle informasjon om den sterkt voksende litteratur til næringsliv og forskning. Deltakere var rundt 300 bibliotekarer, dokumentalister, informasjonsmedarbeidere og andre IoD-spesialister fra 12 land, hovedsakelig fra Norden.

Temaet for 7. Nordiske IoD var INFORMATION OG INNOVATION. Dette temaet ble belyst ved inviterte foredrag (fra USA, England og Finland), presentasjoner, paneldiskusjoner, en utstilling, demonstrasjoner og studiebesøk.

Deltakerne ble oppfordret til å sende inn forslag til foredrag under et av følgende undertemaer:

Innledningsforedraget og de andre plenumsforedragene tok naturlig nok opp generelle aspekter ved informasjon, og trakk opp de store linjer for utviklingen på området i fremtiden. I sitt åpningsforedrag presenterte Dr. Donald Marchand fra Syracuse University en del nye tanker om "strategic information management", og om hva utviklingen på dette feltet vil kunne medføre organisatorisk og på det menneskelige plan.

Marchand fokuserte på næringslivets behov, og dette var også utgangspunktet for en rekke foredrag over temaer som:

Utvalget av foredrag/produktpresentasjoner som omtales i det følgende gjenspeiler at forfatteren av denne rapporten ikke hører hjemme hverken i bibliotekvesenet eller i næringslivet, men i en informasjons- og dokumentasjonstjeneste som driver en database over humanistisk og samfunnsvitenskapelig forskning.

DOKUMENTASJON AV FORSKNING

---

To av de institusjoner som var representert under konferansen driver med dokumentasjon av forskning, men der er store forskjeller mellom disse når det gjelder omfang, arbeidsmåter, produkter og tilbud til brukerne.

DANDOKbasen, den nasjonale forskningsdatabasen i København, ble presentert av Susanne Munck. DANDOKbasen hadde også en stand i utstillingen. DANDOK, Statens Rådgivende Utvalg for Videnskapelig og Teknisk Information og Dokumentation er ansvarlig for databasen. Risø bibliotek i Roskilde står for den daglige ledelse, og UNI.C er vert for databasen. Basen er lagt opp under forskningsbibliotekenes SAMKAT-system.

Databasen ble åpnet i september 1988 og er offentlig tilgjengelig. Brukerne betaler kun de faktiske søkeomkostninger. Søkespråket er CCL (Common Command Language).

Alle forskningsutførende og -finansierende organer kan legge materiale inn i databasen, forutsatt at opplysningene er registrert på en standardisert måte.

I basen finnes fire typer dokumenter: litteraturreferanser, beskrivelser av forskningsaktiviteter, personprofiler og institutt-/virksomhetsprofiler.

I juni 1989 inneholdt basen vel 20.000 referanser til publikasjoner av medarbeidere ved Københavns Universitet (1982–87) og ved Forskningssenter Risø fra 1987, samt tilsammen 360 beskrivelser av prosjekter under to teknologiske forskningsprogrammer. Meget snart vil det bli lagt inn litteraturreferanser og prosjektbeskrivelser som er innsamlet i forbindelse med det humanistiske forskningsråds kartlegging av dansk humanistisk forskning 1981-86. Det foreligger avtaler om levering av data fra Forskningsdirektoratet (beskrivelser av prosjekter støttet av de forskjellige forskningsråd), fra Handelshøyskolen (prosjektbeskrivelser og interesseprofiler), og fra Danmarks Tekniske Høyskole (prosjektbeskrivelser og litteraturreferanser). En rekke andre institusjoner har uttrykt interesse for å levere data til basen.

DANDOK baserer seg altså på at leverandørene selv registrerer sine data, og på at brukerne selv skal søke frem ønskede opplysninger. Det gis ikke tilbud om søking/utskrifter på bestilling, og det lages heller ingen trykte oversikter.

DANDOKbasen skiller seg på disse og flere andre måter fra NAVFs informasjonstjeneste for forskningsprosjekter, som ble presentert i et foredrag ved forfatteren av denne artikkelen.

Tjenesten ble opprettet i 1984 for en prøveperiode på fem år, senere forlenget med ett år. Når denne rapporten går i trykken, har informasjonstjenesten opphørt som separat tiltak, pr. 31.12.89. Virksomheten fortsetter imidlertid, i et noe begrenset omfang, i form av oppdrag til vertsinstitusjonene: NAVFs edb-senter for humanistisk forskning (drift av database + dokumentasjon av humanistisk forskning) og Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) (dokumentasjon av samfunnsvitenskapelig forskning). I denne artikkelen brukes for enkelhets skyld benevnelsen "informasjonstjenesten", selv om denne formelt sett ikke eksisterer lenger.

Mens DANDOK sikter mot å bli en nasjonal database for alle forskningsfelt, har NAVFs informasjonstjeneste for forskningsprosjekter avgrenset sin virksomhet til NAVFs faglige ansvarsområder, under prøveperioden med hovedvekt på humaniora og samfunnsvitenskap.

Tjenesten har utført kartlegginger av humanistisk og samfunnsvitenskapelig forskning i hele Norge, og har pr. 1.1.90 samlet opplysninger om ca. 2500 samfunnsvitenskapelige og 1600 humanistiske igangværende eller nylig avsluttede forskningsprosjekter. I tillegg er det registrert over 8000 publikasjoner forfattet av forskningsmedarbeiderne. Nesten hele materialet har vært bearbeidet, redigert og registrert ved informasjonstjenesten. Prosjektbeskrivelsene har fyldigere og flere typer opplysninger enn hva som er tilfelle i DANDOKbasen.

Opplysningene er lagt inn i en direkte søkbar database. Tekstsøkesystemet SIFT benyttes. Dette er ikke fullt så brukervennlig som CCL-systemet, som blir brukt i DANDOKbasen, men til gjengjeld gir det flere og bedre muligheter til å få gode resultater av søkingen. Bruken av SIFT-databasen er foreløpig gratis.

På grunnlag av innholdet i databasen lages det trykte kataloger og oversikter, over 30 er produsert siden starten i 1984.

INTERMEDIARIES OG ENDUSERS

---

I en sesjon med denne tittelen ble det holdt tre foredrag som på ulike måter stilte spørsmålet: Hva blir gjort og hva mer kan gjøres for å forbedre situasjonen for brukerne av databaser?

I foredraget "Användarutbildning och marknadsføring av databaser vid Tekniska Högskolans Bibliotek" (i Esbo, Finland), presenterte Virpi Palmgren tiltak for å øke bruken av bibliografiske databaser, både interne og utenlandske, blant høyskolens vitenskapelig ansatte. Forholdene for søking ble lagt best mulig tilrette: lett adgang til godt utstyr, grundig opplæring i små grupper, adgang til repetisjonskurs hver måned, og personlig veiledning lett tilgjengelig i den daglige virksomheten.

Resultatene viser at det selv under slike optimale forhold ikke var mulig å få alle deltakerne til å bli aktive databasebrukere. Blant godt etablerte forskere, som for lengst har faste rutiner for manuell informasjonssøking, ble ca. 30% aktive brukere. Blant de stort sett yngre forskningsassistentene var tilsvarende tall nærmere 80%. Biblioteket tilbyr nå opplæring i edb-basert informasjonssøking til samtlige nye studenter, og det er planer om å la tilbudet gjelde alle forskere og lærere ved høyskolen.

Gitte Larsen, fra Danmarks Biblioteksskole i Aalborg, gikk i sitt foredrag "End User Searching – a New Challenge to the Intermediaries" et skritt lengre, ved å fokusere på "search quality". Hun diskuterte ikke bare hvordan en skal få folk til å bruke databasene, men også hvordan en skal oppnå bedre resultater på de søk som gjøres.

Larsen siterte undersøkelser som viser at mellom en tredjedel og halvparten av de søk som gjøres i databaser ikke gir noe resultat i det hele tatt. Larsen gjennomførte selv en analyse av vel 1500 resultatløse søk, for å få frem et bilde av brukeratferd, og av den type problemer som brukerne ofte støter på. Søkene var utført i 211 forskjellige databaser hos 11 databaseverter. Noen resultater kan nevnes:

Mange søkere mangler en grunnleggende forståelse av selve søkeprosessens natur og dets regler: de lager feilaktige søkestrategier – altfor brede søk, altfor smale, feil bruk av boolske operatorer, og de har dårlig kjennskap til i hvilken form data gjenfinnes i databasen.

Mange brukere forstår ikke at de må omskape sitt søkeproblem til en vel gjennomtenkt søketerm. Isteden prøver de å bruke fraser i naturlig språk.

Dersom et søk ikke gir noe resultat, tror mange brukere at den informasjonen som søkes ikke er tilgjengelig, og prøver heller noen andre databaser istedenfor å revidere sin egen søkestrategi.

Ikke-amerikanske brukere har problemer med å formulere søketermer på korrekt amerikansk-engelsk språk.

Gitte Larsen konkluderte med at formidlerne ("intermediærene", dvs. bibliotekarer eller andre typer informasjonsmedarbeidere) må spille en mer aktiv rolle i arbeidet med å bevisstgjøre brukerne, og bistå dem med å lære å utforme søkestrategier som gir gode og adekvate resultater av databasesøk. En av formidlernes viktigste funksjoner vil være den som "presearch councellor", eller "presearch consultant". Det er ikke nok, sier hun, å overlate brukeren til seg selv.

I foredraget "Intermediärerna kan förbättra databasernas kvalitet" så Christina Johannesson (Statskontoret, Stockholm) enda litt lengre når det gjelder formidlernes rolle i databasesammenheng. Hun pekte på at formidlerne, som i sitt daglige arbeid lærer brukerne og deres behov å kjenne, mer aktivt bør gå inn for å formidle disse erfaringene til databasevertene. Disse bør se til at informasjonen tilpasses brukerne, istedenfor at brukerne tilpasses informasjonen.

Flere andre foredrag var av interesse for en som arbeider innenfor en databasebasert virksomhet:

"Problems and Guidelines for Database Descriptions". Riitta Alkula og Eero Sormunen, Technical Research Centre of Finland, etterlyste felles standarder for den dokumentasjon av databaser som databaseverter gir ut i form av manualer, online hjelpe-tekster, mv. I foredraget ble det presentert noen forslag til prinsipper for standardisering av slike beskrivelser.

De samme personene presenterte også – i et annet foredrag – sine erfaringer fra et utviklingsarbeid innenfor prosjektet "A Knowledge-based Intermediary System for Information Retrieval (KISIR)", hvilket skal muliggjøre forenklet, standardisert adgang til de viktigste finske onlinetjenestene.

Inger Enander, Göran Engström og Marie Wallin (Tekniska Högskolans Bibliotek i Stockholm) presenterte "DOREF, a Downloading Service in the SDI-system EPOS/VIRA", et godt fungerende abonnementssystem for "downloading" av litteraturreferanser fra en database.

"Optical Information Storage, its Applications and Services in the Nordic Countries". Anneli Heimbürger, Technical Research Centre, Esbo, Finland, laget i 1988 en oversikt over applikasjoner av optiske plater i de nordiske land. Tilsvarende kartlegging utført av The International Federation of Information and Documentation (FID) ble også kort beskrevet.

HYPERTEXT

---

En sesjon var viet hypertext, med følgende foredrag og foredragsholdere:

"Hypermedia: Support for a more Natural Information Organization". Ved Liam Bannon og Kaj Grønbæk, Computer Science Dept., Aarhus Universitet.

"The Mystery Cat – The Modern Magician". Ved Lisbeth Björklund og Birgitta Olander, LIBLAB, Dept. of Computer and Information Science, Univ. i Linköping, Sverige.

"The "Bookhouse": An Icon Based Database System for Fictional Retrieval in Public Libraries." Ved Annelise Mark Pejtersen, Fagbevægelsens Center for Informationsteknologi, Søborg, Danmark.

"HUR LÅNGT HAR VI KOMMIT SEDAN DE FÖRSTA NORDISKA IoD SYMPOSIERNA?"

---

Elin Törnudd (Tekniska Högskolans Bibliotek i Esbo, Finland), en ledende person i det nordiske IoD-arbeidet gjennom mange år, så i sitt foredrag tilbake – ikke til de gamle grekerne, men til de gamle egypterne, som i sin virksomhet i Alexandriabiblioteket vel var de første i historien som drev med administrasjon av informasjonsressurser i større skala. Hun oppsummerte deretter de innovasjoner som har ført arbeidet innenfor IoD-sektoren fremover, siden den første nordiske konferansen om dokumentasjon ble holdt, i 1954. Elin Törnudd avsluttet med å uttrykke store forventninger til den forenkling og effektivisering av elektroniske informasjonssystemer som utviklingen innenfor kunstig intelligens sannsynligvis vil føre med seg i det kommende tiår.

Foredragene er publisert i konferanserapporten "Information og Innovation. Beretning fra 7. Nordiske Konference for Information og Dokumentation. 28.-30. august 1989, Aarhus Universitet, Århus, Danmark." Helge Clausen (red.). Dansk Teknisk Litteraturselskab. Skriftserie nr. 60. Lyngby 1989. ISBN 87-7426-035-9.